Volgen

Automatische incasso

Om een automatische incasso via de bank uit te voeren, zijn een aantal punten belangrijk.

  1. Je hebt een SEPA incassant ID nodig. Deze krijg je als je bankcontract afsluit bij jouw bank. Je vult deze in in de systeeminstellingen bij Financiële informatie.
  2. Jouw bankgegevens moeten op die pagina ook ingevuld staan.
  3. Als laatste heb je de bankgegevens van jouw klanten nodig, zodat je bij hen kan incasseren. Deze vul je in op het klantprofiel.

Om een automatische incasso uit te voeren, ga je naar Manage in het zwarte menu en klik je hier op Financieel. Op deze pagina zie je een overzicht van al je facturen. Om de juiste facturen te incasseren, zul je eerst moeten filteren. Selecteer daarom eerst de ‘Openstaande’ facturen, vervolgens ‘Automatische incasso’ en als laatste de juiste periode. Let erop dat als je openstaande facturen mee wilt nemen van voorgaande periodes je gebruik moet maken van ‘Andere periode’. Om alle openstaande facturen in een keer mee te nemen is het ook belangrijk dat je per pagina alle items selecteert.

Je zult nu misschien een aantal rode lijnen zien tussen je facturen. Dit betekent dat de betaalgegevens van deze klant incompleet zijn. Wanneer je deze corrigeert of aanvult, kun je deze facturen weer meenemen met de incasso. Je hebt ook nog de optie om facturen met een boekdatum buiten de geselecteerde periode uit te sluiten.

Als je de incasso uit wilt voeren dan selecteer je de facturen die je mee wilt nemen. Wil je de facturen allemaal meenemen? Dan kun je ze via de bovenste vinkbox in een keer selecteren.

Nu klik je op ‘Opties’ en hier op download als SEPA. Je krijgt een pop up scherm te zien met al je aangemaakte downloads. De bovenste is je net aangemaakte SEPA- batch. Klik op Bekijk SEPA-bestand. Je gaat nu een drietal stappen doorlopen om je incasso te versturen en af te ronden.

In stap 1 controleer je de meegenomen facturen en kun je deze eventueel aanpassen van FRST naar RCUR. Klopt alles? Ga dan naar de volgende stap. Hier download je het SEPA bestand wat je upload bij de bank. Klik daarna op volgende stap. De laatste stap is het uploaden bij jouw bank. Dit doe je op de webpagina van je bank zelf. Let op! Klik pas op Voltooi als het bestand goedgekeurd is bij de bank. Wanneer je op Voltooi klikt, worden alle facturen op betaald gezet.

Wanneer je de resultaten van de incasso terug krijgt van de bank kun je dit op 2 manieren verwerken. Bij de eerste methode ga je weer naar ‘Aangemaakte downloads’ en klik je op resultaat verwerken. Hier kun je zelf handmatig de foutcodes van de bank invoeren per factuur. Heb je een CAMT bestand ontvangen van de bank? Dan laat je deze allemaal op betaald staan. Ga door naar de volgende stap en klik op voltooi. De resultaten zijn verwerkt en de facturen die niet geïncasseerd zijn weer op openstaand gezet, als je de resultaten handmatig verwerkt hebt.

Voor het uploaden van je CAMT bestand, gaan we door naar ‘Aangemaakte uploads’. Hier upload je je CAMT bestand. Deze komt hieronder te staan en kun je ook weer bekijken en voltooien om de niet geïncasseerde facturen open te zetten

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen