Volgen

Financieel | Geautomatiseerde betalingen

Hoe gebruik te maken van geautomatiseerde betalingen

 

Virtuagym biedt je de mogelijkheid om je betalingen te automatiseren, zodat je kunt focussen op wat echt belangrijk is: het begeleiden van je klanten!

Om geautomatiseerde betalingen in te stellen, dien je ervoor te zorgen dat je een online betalingsprovider ingeschakeld hebt. Volg deze stappen om dit te doen:

  • Ga naar je Systeeminstellingen

mceclip0.png

  • Scrol naar beneden tot het Manage gedeelte en klik op Betaalmethoden

mceclip1.png

 

  • Zodra je een van de beschikbare betaalproviders hebt aangezet, komt het gedeelte Geautomatiseerde Betalingen naar voren

Geautomatiseerde_betalingen.PNG

  • Hier kun je instellen hoe vaak je jouw facturen naar de aangesloten betalingsprovider wilt laten versturen. Er zijn drie opties:
    • Dagelijks
    • Wekelijks, selecteer een dag van maandag t/m zondag
    • Maandelijks, selecteer een datum van de 1ste t/m 28ste
  • Ten slotte, zorg ervoor dat je de wijzigingen opslaat door op de knop Opslaan te klikken

Hoe werkt geautomatiseerde betalingen?

Zodra de frequentie van de geautomatiseerde betalingen ingesteld is, zal het systeem de betaling om 2u 's nachts in jouw tijdzone uitvoeren.

Ga naar Systeeminstellingen > Bedrijfsinformatie om jouw tijdzone te bekijken. Hier kun je jouw locatie, regio en tijdzone instellen.

Alleen voor Paysafe: bij klanten waarvan hun eerste factuur in rekening gebracht wordt, zal er een e-mail verstuurd worden met een betaallink waar ze hun betaalgegevens kunnen toevoegen en de betaling kunnen afronden. Alle andere betalingsproviders voeren de eerste betaling uit zonder handmatige activering.

Zodra klanten hun betaalgegevens hebben toegevoegd, worden alle toekomstige facturen automatisch geïncasseerd.

Als een terugkerende betaling geweigerd of geannuleerd wordt door je online betaalprovider, worden de betaalgegevens verwijderd en wordt er opnieuw een e-mail met de betaallink verstuurd. 

Aandachtspunten: 

  • Facturen worden alleen uitgevoerd met online betaalmethoden
  • Deze functie werkt niet met Paypal
  • Het systeem zal geen facturen ouder dan twee maanden (62 dagen) uitvoeren om te veel pogingen te vermijden.
  • Voor Paysafe zal het systeem eens in de twee weken de e-mail met betaallink opnieuw versturen voor facturen die nog niet betaald zijn, ongeacht de frequentie van de automatische betaling. Dit om te voorkomen dat klanten gespamd worden wanneer je bijvoorbeeld een dagelijkse frequentie hebt geselecteerd.
  • Geautomatiseerde betalingen zullen alleen bestaande facturen in het systeem uitvoeren, en niet toekomstige terugkerende facturen (die nog niet zijn aangemaakt).

 

FAQ 

Welke betaalmethode moet ik gebruiken in de factuur zodat deze kan worden uitgevoerd met de geautomatiseerde betalingen?

Alleen facturen met een online betaalmethode (Paysafe, Mollie SEPA, EzyPay, GoCardless) worden uitgevoerd. Facturen met andere betaalmethoden werken niet.

Hoe kan ik de betaalgegevens van mijn klant toevoegen?

Voor Mollie SEPA, EzyPay en GoCardless wordt de eerste factuur direct opgehaald door de terugkerende factureringscyclus, mits de benodigde bankgegevens zijn ingevuld.

Voor Paysafe wordt de eerste factuur die je klant ontvangt voorzien van de FRST-status, wat betekent dat de klant zijn betaalgegevens nog steeds niet heeft toegevoegd. Je kunt deze facturen bekijken door naar de Financiële Module te gaan en het volgende filter toe te passen: Openstaand > Online betalingen > Paysafe.

Het systeem stuurt de klant een e-mail met een betaallink om zijn betaalgegevens toe te voegen en zijn eerste betaling te voltooien.

 

Hoe factureert het systeem mijn klanten die hun betaalgegevens al hebben opgeslagen?

Zodra de betaalgegevens van de klant in het systeem zijn opgeslagen, wordt de betaling automatisch uitgevoerd en naar je online betaalprovider gestuurd.

 

Kan ik klanten verwijderen/uitsluiten van het automatisch in rekening worden gebracht?

Het is mogelijk dat sommige klanten niet automatisch in rekening willen worden gebracht en liever zelf betalen. In dit geval kun je hen uitsluiten van automatische facturering, ga hiervoor naar Klanten & Personeel > Klantprofiel van desbetreffende klant > Scrollen naar beneden > vink het vakje Uitsluiten van betaling aan.

Uitsluiten_van_betaling.png

 

Hoe kan ik verschillende betalingscycli instellen? 

Als je klanten in verschillende betaalcycli wilt factureren, is het aan te raden om de frequentie in te stellen op dagelijks en ervoor te zorgen dat de facturen worden gegenereerd op de gewenste factuurdatum, in overeenstemming met de startdatum van het contract.

Bijvoorbeeld:

Voor wekelijkse lidmaatschappen, stel je in dat de periode wanneer de volgende factuur aangemaakt wordt op 0 dagen. De facturen worden dan elke week aangemaakt en de volgende dag om 2 uur 's nachts gefactureerd.

0_dagen.png

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen