Volgen

Financieel | Pro Forma Facturen

Een Pro Forma factuur is een factuur die wordt aangemaakt maar, omdat deze niet direct wordt betaald, nog geen factuurnummer krijgt.

Dit heeft als groot voordeel dat, zolang een factuur zich nog in Pro Forma fase bevindt, deze nog kan worden bewerkt en zelfs verwijderd, zonder dat hiermee de factuurnummering wordt beïnvloed.  Tevens kunnen er meerdere transacties van dezelfde klant worden samengevoegd in een Pro Forma factuur, zodat er minder posten naar de bank hoeven te worden gezonden.

Pas als een Pro Forma factuur wordt afgehandeld (geëxporteerd, gemaild, betaald, etc), zal een definitieve factuur ontstaan met bijbehorende factuurdatum. Hierdoor zullen alle factuurnummers altijd op volgorde zijn terug te vinden in het systeem.

In dit artikel worden de volgende onderdelen besproken:

  • Wat houdt Pro Forma facturen precies in? 
  • Verschil tussen Factuurdatum & Boekdatum
  • Samenvoegen van meerdere transacties in Pro Forma facturen
  • Omzetten Pro Forma Facturen naar definitieve facturen
  • Pro Forma Facturen in combinatie met familie-abonnementen & bedrijfsfacturatie

Wat houdt Pro Forma facturen precies in? 

Vanaf nu zal elke factuur die wordt aangemaakt door jou of het systeem, in Pro Forma worden aangemaakt. Dit betekent dat waar je vroeger direct een factuurnummer zag staan, je nu Pro Forma ziet staan:

Weergave in de app “Financieel” van een Pro Forma factuur

Een Pro forma factuur heeft zoals gezegd nog geen factuurdatum. Een Pro Forma factuur heeft altijd de datum van vandaag. Dit komt omdat alle openstaande Pro Forma facturen elke nacht worden opgeschoven naar de huidige datum.

Dit zorgt ervoor dat er geen Pro Forma facturen achter blijven in een eerdere periode, en aan het begin van een nieuwe maand duidelijk kan worden gezien wat de definitieve omzet van vorige maand was.

In de app Financieel ziet het financiële overzicht er als volgt uit:

BELANGRIJK: Gebruik voor belastingsaangifte altijd het bedrag over definitieve facturen.

Factuurdatum versus Boekdatum

 

Met de komst van Pro Forma facturen is er een aanpassing gedaan aan de verschillende data die op de factuur terug te vinden zijn.

De factuurdatum, welke linksboven getoond op de factuur, wordt nu altijd de datum dat de factuur definitief is gemaakt.

Vooral voor facturen van lidmaatschappen is dit een grote verandering. Waar vroeger de factuurdatum op de startdatum van de nieuwe lidmaatschapsperiode kwam te staan, is dit nu altijd de aanmaakdatum van de factuur.

Daarnaast is de boekdatum aangepast, welke te vinden is in elk individueel product op een factuur.

Deze datum is altijd...

...Voor lidmaatschapsfacturen: de startdatum van de lidmaatschapsperiode

...Voor kassafacturen: de verkoopdatum

...Voor handmatige facturen: de datum van aanmaak factuur

Deze verandert nooit meer, terwijl de factuurdatum pas vast komt te staan op het moment dat de Pro Forma factuur definitief wordt gemaakt.

Belangrijk om te beseffen

Omdat de factuurdatum & boekdatum zijn omgedraaid, is het mogelijk dat de facturatie van de komende maand lidmaatschappen één maand naar voren wordt gehaald. Dit zal bijvoorbeeld gebeuren bij maandelijkse incasso, indien je een sepa export maakt op de 25e van iedere maand voor de lidmaatschappen voor de komende maand. Deze facturen zullen dan als factuurdatum de 25e krijgen, daar waar ze voorheen werden gezet op de 1e van de volgende maand. Dit kan betekenen dat er eenmalig een dubbel aantal facturen in één maand terecht komen, omdat bij de vorige incassoronde de facturen nog werden gedateerd op de 1e van de volgende maand.

Wil je dit voorkomen? Wacht dan met het definitief maken van de facturen tot de 1e van de maand waar de lidmaatschappen betrekking op hebben, zodat de facturen in die maand gedateerd komen.

Samenvoegen van Pro Forma facturen

Omdat Pro Forma facturen niet direct definitief zijn, is het mogelijk verschillende transacties in een Pro Forma factuur samen te voegen. Verschillende producten/betalingen/lidmaatschapstransacties kunnen dan worden gebundeld tot één factuur.

Bepaal jouw instellingen

Om te bepalen welke type facturen mogen worden samengevoegd volg je deze stappen:

  • Ga naar de app “Bedrijfsinstellingen”.
  • Klik onder het kopje “Ledenadministratie & facturatie” op “Financiële informatie”.
  • Ga naar “Opties facturen samenvoegen”
  • Stel de instellingen naar wens in.

Let op! Wijzigingen in instellingen worden alleen doorgevoerd voor alle toekomstige facturen. Er worden geen facturen met terugwerkende kracht samengevoegd.

Voor handmatige, kassa en lidmaatschapsfacturen kan worden bepaald of deze worden samengevoegd met andere facturen. Standaard staan alle drie de opties op samenvoegen met geen andere facturen.

Per factuur type kun je dit wijzigen naar

  • Alleen facturen van dit type: dit type facturen zal alleen worden samengevoegd met facturen van hetzelfde type.
  • Alle andere facturen: dit type facturen zal worden samengevoegd met alle types facturen.

Op deze wijze kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om handmatige & kassa facturen samen te voegen, terwijl facturen voor lidmaatschappen alleen met hetzelfde type worden samengevoegd.

Om twee transacties samen te kunnen voegen, moeten de volgende regels worden gevolgd:

  1. Beide transacties worden niet direct betaald
  2. Beide transacties staan op dezelfde betaalmethode
  3. De optie om facturen samen te voegen is aangezet in Bedrijfsinstellingen

Voorbeeld casus
Stel dat je een product verkoopt aan de klant, maar deze niet direct laat betalen. Dit product wordt aangemaakt als een Pro Forma factuur. Op het moment dat er een tweede product wordt verkocht aan dezelfde klant met dezelfde betaalmethode, worden deze beide betalingen samengevoegd tot één Pro Forma factuur, uiteraard met inachtnemning van de instellingen.

In de praktijk betekent dit dat een klant die in één maand 20 keer een koffie bestelt bij de bar op rekening, al deze koffies worden verzameld op één factuur. Afhankelijk van de instellingen worden deze zelfs samengevoegd met de lidmaatschapsfactuur.

Omzetten Pro Forma Factuur naar definitieve factuur

Wanneer het tijd is om de factuur af te handelen, zal de factuur definitief moeten worden gemaakt. Dit gebeurt automatisch bij één van de volgende vijf handelingen:

  • De factuur wordt gedownload in een SEPA bestand
  • De factuur wordt geëxporteerd in een Excel, CSV of PDF bestand
  • De factuur wordt uitgeprint
  • De factuur wordt gemaild met of zonder betaallink
  • De factuur wordt betaald

Zodra één van bovenstaande handelingen wordt uitgevoerd, wordt de factuur definitief gemaakt en krijgt daarmee een factuurnummer. Zodra dit is gebeurd, kan de factuur niet meer worden bewerkt of verwijderd. Alleen crediteren van de factuur is dan nog mogelijk. Nieuw aangemaakte facturen worden weer samengevoegd in een nieuwe Pro Forma factuur. Deze worden niet meer toegevoegd aan de definitieve factuur met factuurnummer.

Pro Forma facturen in combinatie met familie-abonnementen & bedrijfsfacturatie

Door de komst van Pro Forma facturen wordt het gebruik van de familie-abonnementen nog aantrekkelijker.
Waar voorheen alle facturen apart van elkaar op naam van de primaire (= betalende) klant werden gezet, kunnen met Pro Forma facturen deze ook worden samengevoegd.

Zo kun je dus een geheel gezin aan elkaar koppelen waarbij het hoofd van het gezin betaalt voor alle abonnementen/kassaproducten/facturen. Deze transacties komen dan allemaal op één factuur te staan, uiteraard rekening houdend met de instellingen. In de factuur staat helder aangegeven welke factuurregel voor welke klant dient betaald te worden

In het overzicht van de facturen van de primaire klant ziet dit er dan als volgt uit:

In de factuur zelf ziet het er als volgt uit:

Bundelfactuur voor bedrijfsmedewerkers?

Wanneer meerdere klanten in jouw club sporten via een bedrijf en dit bedrijf de abonnementskosten betaald voor al deze klanten, kunnen deze ook op één factuur verzameld worden. Hiervoor is het belangrijk dat het bedrijf wordt aangemaakt als klant.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen