Volgen

Klanten & personeel | Klanten toevoegen

Wat is een sportschool zonder leden? Een Personal Trainer zonder klanten?

Om ervoor te zorgen dat jij klanten hebt om te coachen en managen, zul je jouw leden eerst moeten invoeren in het systeem.

Om dit te doen, ga je naar de klanten en personeel app. Hier klik je op "voeg klant toe".

voegklanttoe.png

Zoals je kunt zien, kun je heel veel informatie invoeren. Zorg dat in ieder geval de voornaam, achternaam en het email adres zijn ingevoerd. Deze drie punten zijn verplicht om een persoonlijk account aan te kunnen maken. 

De meeste gegevens moeten makkelijk in te voeren zijn, maar onderaan het eerste kopje vind je twee opties die ik even zal toelichten.

Factuurtekst: Er wordt een standaard factuurtekst getoond op alle facturen. Om deze aan te passen of een nieuwe (persoonlijke) factuurtekst op te zetten, ga je naar Bedrijfsinstellingen > Financiële informatie > Factuurtekst. Hier kun je de standaard factuurtekst aanpassen en factuurteksten toevoegen. Deze sjablonen kunnen voor elke klant worden gebruikt.

Bedrijf: Het kan gebeuren dat jij jouw klanten moet factureren via een bedrijf. Om dit te doen, zul je de bedrijfsgegevens moeten toevoegen aan de klant. Zodra je dit hebt gedaan, kun je de facturen op het bedrijf zetten. 

Naast het toevoegen van persoonlijke en adresgegevens, heb je ook de mogelijkheid betaalgegevens in te voeren. Om een SEPA download te kunnen aanmaken op naam van de klant, zul je het IBAN nummer moeten invoeren. De BIC code wordt hier automatisch bij toegevoegd.

Nadat de klant is toegevoegd, wordt je doorgestuurd naar zijn klantgegevens. Hier heb je de mogelijkheid de klant te activeren in het systeem.

                        

Je kunt ervoor kiezen de klant een uitnodiging te sturen zodat zij zichzelf kunnen registeren (lees hier over het personaliseren van de uitnodigings-email) of je kunt ze handmatig activeren. Die laatste optie betekent dat jij een wachtwoord voor de klant aanmaakt.
Redenen om een klant handmatig te activeren kunnen zijn:

  • Je activeert het profiel samen met de klant
  • Je wilt het profiel opzetten voordat de klant er toegang toe heeft
  • De klant wil geen eigen profiel maar je activeert hem om te kunnen coachen

Nadat de klant geactiveerd is zal deze een persoonlijk profiel tot zijn beschikking hebben.

Je kunt nu ook tags toevoegen aan de klant.

Het volgende tabblad, Coaching, is waar je jezelf als coach kan toewijzen aan een klant. Zodra je dit hebt gedaan, zul je coaching statistieken kunnen inzien, zoals het trainingsplan, voedingsplan of uitdagingen.

Daarnaast zie je in dit tabblad ook de boekingen die de klant heeft gemaakt in het rooster en de laatste check-ins bij de club.

Het tabblad Producten is alleen relevant wanneer je ons Ledenadministratiepakket gebruikt. Onder dit tabblad kun je een lidmaatschap toewijzen, het contract van een klant inzien en een overzicht van hun credits en producten bekijken.

Onder het tabblad Facturen vind je een overzicht van alle facturen voor deze specifieke klant. Je kunt hier de facturen openen, bewerken, printen en per email naar de klant sturen. Een overzicht van alle facturen vind je in de financiële app.

In het tabblad Bestanden, heb je de mogelijkheid bestanden te uploaden die te maken hebben met de klant. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het contract of het intake formulier. Deze bestanden zijn nu altijd en overal toegankelijk en alleen zichtbaar voor medewerkers.

Het laatste tabblad, Notities, zijn bedoeld voor de medewerkers. Je hebt de keuze uit notitie of check-in notitie. De eerste notitie is bijvoorbeeld handig als notitie voor de coach over bijvoorbeeld blessures of het starten met een nieuw trainingsplan.
De check-in notitie kun je gebruiken voor de balie-medewerker. Bijvoorbeeld op het moment dat het lid eerst nog een openstaande factuur moet betalen voordat hij naar binnen mag.

Naast alle tabbladen, zijn er ook een aantal opties in de linker kolom onder de profielfoto van de klant.

                                   

Ga naar profiel: Bezoek het persoonlijke profiel van de klant
Stuur privébericht: Stuur je klant een persoonlijk bericht. Zij zullen hier een email van ontvangen
Nieuwe taak: Maak een taak aan betreffende de klant
Bewerk gegevens: Bewerk de persoonlijke gegevens van de klant
Uitschrijven: Verwijder de klant uit je klantenoverzicht
Kaart koppelen: Koppel een check-in kaart aan de klant

Dit zijn alle opties in het klantenprofiel!

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen