Volgen

Aanpassingen in factuurdatum

 

Met de komst van Pro Forma facturen is er een aanpassing gedaan aan de verschillende data die op de factuur terug te vinden zijn.

De factuurdatum, welke linksboven getoond op de factuur, wordt nu altijd de datum dat de factuur definitief is gemaakt.

Vooral voor facturen van lidmaatschappen is dit een grote verandering. Waar vroeger de factuurdatum op de startdatum van de nieuwe lidmaatschapsperiode kwam te staan, is dit nu altijd de aanmaakdatum van de factuur.

proforma1.png

Daarnaast is de boekdatum aangepast, welke te vinden is in elk individueel product op een factuur.

proforma2.png

Deze datum is altijd...

...Voor lidmaatschapsfacturen: de startdatum van de lidmaatschapsperiode

...Voor kassafacturen: de verkoopdatum

...Voor handmatige facturen: de datum van aanmaak factuur

Deze verandert nooit meer, terwijl de factuurdatum pas vast komt te staan op het moment dat de Pro Forma factuur definitief wordt gemaakt.

Belangrijk om te beseffen

Omdat de factuurdatum & boekdatum zijn omgedraaid, is het mogelijk dat de facturatie van de komende maand lidmaatschappen één maand naar voren wordt gehaald. Dit zal bijvoorbeeld gebeuren bij maandelijkse incasso, indien je een sepa export maakt op de 25e van iedere maand voor de lidmaatschappen voor de komende maand. Deze facturen zullen dan als factuurdatum de 25e krijgen, daar waar ze voorheen werden gezet op de 1e van de volgende maand. Dit kan betekenen dat er eenmalig een dubbel aantal facturen in één maand terecht komen, omdat bij de vorige incassoronde de facturen nog werden gedateerd op de 1e van de volgende maand.

Casus:

Op 1 april 2017 zijn alle facturen voor de lidmaatschapsperiode mei aangemaakt. Omdat ons systeem op dat moment nog geen gebruik maakte van Pro Forma, werd de factuurdatum voor deze facturen op 1 mei gezet.

Echter zijn we in april overgegaan naar Pro Forma, wat ervoor zorgt dat de factuurdatum nu de datum is waarop de factuur wordt aangemaakt. 

Dit betekent dat in de maand mei (afhangende van de periode die jij per lidmaatschap hebt aangegeven) alle facturen voor de lidmaatschapsperiode juni worden aangemaakt en deze allemaal een factuurdatum in mei krijgen. Mogelijk zul je deze facturen niet direct definitief maken, wat betekent dat de factuurdatum ook nog niet definitief is. Wel is het goed mogelijk dat jij vóór 1 juni de facturen naar de bank wil sturen in een SEPA batch, bijvoorbeeld op 25 mei. Met die handeling zullen deze facturen definitief worden, wat resulteert in het volgende:

De facturen voor lidmaatschapsperiode mei hebben als factuurdatum 1 mei.
De facturen voor lidmaatschapsperiode juni hebben als factuurdatum 25 mei.

Dit zorgt voor een dubbel aantal facturen in de maand mei, wat betekent dat er over 1 maand dubbele belasting moet worden afgedragen. 

De facturen voor de maand juli worden in juni aangemaakt, dus deze verdubbeling vindt maar eenmalig plaats.

Wil je dit voorkomen?
Wacht dan met het definitief maken van de facturen tot de 1e van de maand waar de lidmaatschappen betrekking op hebben (in het voorbeeld hierboven dus 1 juni), zodat de facturen in die maand gedateerd komen. Let er echter wel op dat, omdat de facturen voor juli in juni aangemaakt zullen worden, je dit "trucje" elke maand zou moeten uitvoeren. Wij adviseren dus zo snel mogelijk de dubbele facturatie te laten gebeuren, om ervoor te zorgen dat het niet elke maand extra werk oplevert.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen