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Contratti e firma elettronica

Che cosa è incluso in questa nuova funzionalità?
Questa funzione permette di creare contratti per ogni abbonamento con termini & condizioni personalizzabili, permettendo di firmare questo contratto nel club o a casa dei membri del club. Questi contratti sono legalmente validi in Europa e in America.

Come si imposta questa nuova funzionalità?
Comincia a configurare i tuoi contratti accedendo alle impostazioni aziendali > Info aziendali e scorri fino in fondo alla pagina. Qui puoi trovare i tuoi termini e condizioni che sono già aggiunti come predefiniti, in quanto utilizzati anche per il negozio online. Sotto, è possibile aggiungere tutti i campi aggiuntivi che vuoi, assicurandoti di aggiungere mandati di addebito diretto, dichiarazioni sulla privacy e qualsiasi altra dichiarazione legale che vuoi avere sui tuoi contratti.

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Come si utilizza?
Questa funzionalità non deve essere attivata o richiesta, ma fa parte nel processo di assegnazione dei contratti per i tuoi clienti.

Subito dopo aver assegnato il contratto a un cliente, questo sarà indirizzato ad una pagina di panoramica del contratto, la quale consente le seguenti tre opzioni:

1. Firmare il contratto elettronicamente

cliccando su questo pulsante si apre una finestra che permette all'utente di firmare con il mouse o, in caso di touch screen, anche con il dito.

2. Firmare il contratto offline

Se si sceglie questa opzione, si aprirà un PDF del contratto che permette di stampare il contratto. Il contratto sarà contrassegnato come firmato nel sistema e sarà annotata la data di stampa. Spetta al club far firmare effettivamente il contratto al cliente e conservare il contratto.

3. Mandare un’email di richiesta di firmare il contratto

Se si sceglie questa opzione, verrà inviata un'e-mail all'indirizzo e-mail dei clienti con la richiesta di firmare il contratto online. Il cliente, anche senza aver attivato il proprio account, può già firmare il contratto online.

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DOMANDE FREQUENTI

Come può un cliente o un membro dello staff accedere al contratto?
Se il club permette di visualizzare il contratto (opzione esistente nelle impostazioni aziendali), il cliente potrà accedere al contratto in formato PDF tramite le informazioni sul suo account del club.
Per i membri dello staff il contratto sarà accessibile attraverso il profilo del cliente > prodotti > abbonamenti.

Cosa succede se cambio i dati di un contratto già firmato?
Al momento, l'unico cambiamento che incide sulla legalità del contratto è la modifica della data di scadenza. Questa azione porterà alla riapertura del contratto da firmare, salvando la versione precedentemente firmata nella cronologia degli abbonamenti.

Come posso controllare se ho clienti con contratti non firmati?
Ci sono due opzioni nel sistema che aiutano a garantire  che tutti i contratti vengano firmati.

In primo luogo, c'è un filtro nel modulo di Client & Staff, "attivo, con contratto non firmato" che mostrerà tutti i membri che hanno un contratto che deve ancora essere firmato.

L'altra opzione è disponibile per i club che utilizzano il modulo di registrazione visitatori.

Come per le fatture in sospeso o i contratti inattivi, sarà ora possibile dare un avvertimento / bloccare l'ingresso ai membri con contratti non firmati.

 

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