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Finanze: Fatture Pro Forma

Virtuagym ha recentemente iniziato a supportare le Fatture Pro Forma. 

Una fattura Pro Forma è una fattura che viene creata ma, poiché non viene immediatamente saldata, non avrà ancora un numero fattura. 

Il grande vantaggio di questa funzionalità è che, fin tanto che una fattura è ancora in fase Pro Forma, può essere modificata o anche eliminata senza che ciò influenzi la numerazione delle tue fatture. Ciò significa anche che più transazioni possono essere raggruppate nella medesima fattura Pro Forma, risultando in una quantità minore di fatture da pagare. 

Solamente quando una fattura Pro Forma viene "maneggiata" (esportata, inviata, pagata ecc.), la fattura finale verrà creata con la relativa data di fatturazione. Ciò significa che i numeri della tua fattura possono sempre essere rintracciati nell'ordine corretto nel tuo sistema. 

Nell'articolo, parleremo dei seguenti temi: 

  • Cosa significa esattamente quando una fattura è Pro Forma? 
  • Differenza tra data di Fatturazione & data di booking 
  • Unire più fatture in fatture Pro Forma 
  • Trasformare le Fatture Pro Forma in fatture finali 
  • Fatture Pro Forma Invoies in combinazione con Fatture Familiari & Fatturazione Aziendale 

Cosa significa esattamente quando una fattura è Pro Forma?

Da adesso in poi, ogni fattura creata da te o dal sistema, sarà una fattura Pro Forma. Ciò significa che, dove di solito vedevi un numero di fattura, adesso verrà visualizzato come Pro Forma. 

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Visualizzare fatture Pro Forma nell'app "Finanze"

Una fattura Pro Forma, come detto prima, non ha una data finale di fatturazione. Una fattura Pro Forma porta sempre la data di oggi. Questo perché tutte le fatture Pro Forma vengono, ogni notte, spostate alla data di oggi.

Questo fa in in modo che le fatture pro Forma vengano lasciate indietro in un periodo precedente, e puoi chiaramente vedere le entrate dell'ultimo mese all'inizio di un nuovo mese. 

Nella panoramica finanziaria dell'app Finanze, vedrai la differenza tra Fatture Pro Forma e fatture finali. 

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IMPORTANTE: Per le dichiarazioni, usa sempre la cifra relativa alle fatture finali. 

Data di fatturazione & Data di Booking

Con l'introduzione delle fatture Pro Forma, è stato effettuato un aggiustamento sul modo in cui le date vengono visualizzate sia nella fattura stessa che nella panoramica delle fatture. 

La data di fatturazione, in alto a sinistra nella fattura, da adesso costituirà sempre la data con cui la fattura diventa finale. 

Specialmente per le fatture relative agli abbonamenti, si tratta di un grande cambiamento. Dove prima della fattura c'era il nuovo periodo di abbonamento, adesso c'è la data di creazione della fattura finale. 

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Inoltre, la data di booking è stata modificata e adesso può essere rintracciata in ogni singolo prodotto sulla fattura. 

 

La data è sempre...

... Per le fatture degli Abbonamenti: la data di inizio del periodo di abbonamento

... Per le fatture del punto Vendita: la data in cui il prodotto viene venduto 

... Per le fatture manuali: la data di creazione della fattura 

Questa data non viene mai modificata, mentre la data di fatturazione viene decisa una volta che la fattura Pro Forma diventa finale. 

 

Importante da tenere in considerazione 

Visto che la data di fatturazione e la data di booking sono state interscambiate, è possibile che la fattura del prossimo mese venga spostata al mese prima. Questo avverrà, ad esempio, nel caso dell'addebito mensile, quando i tuoi clienti vengono addebitati al 25 di ogni mese per gli abbonamenti del mese successivo. Queste fatture adesso porteranno la data di fatturazione del primo giorno del mese successivo. Ciò potrebbe risultare in una quantità doppia di fatture in un mese perché, per il ciclo di addebito precedente, le fatture erano ancora impostate per il primo giorno di quel mese. Questo fenomeno, naturalmente, accadrà soltanto una volta. 

Vorresti evitare che accada? Potresti aspettare il primo del mese prima di rendere le fatture "finali", in modo da datare le fatture allo stesso mese per cui avevi assegnato gli abbonamenti. 

Unire più transazioni in fatture Pro Forma

Poiché le fatture Pro Forma non sono subito "finali", è possibile incorporare più transazioni in una fattura Pro Forma. Prodotti/Pagamenti/Abbonamenti/Transazioni differenti possono essere incorporati in una fattura sola. 

 

Decidere le tue impostazioni

Per decidere che tipo di fatture possono essere incorporate, è necessario seguire questi passaggi: 

  • Vai su "Impostazioni Aziendali"
  • In Abbonamenti & Fatturazione, clicca sulle Info Finanziarie
  • Vai a "Opzioni di unione fatture"
  • Modifica le impostazioni a piacimento

Nota bene! Le modifiche in queste impostazioni avranno effetto solo sulle nuove fatture. Le fatture già create non verranno incorporate. 

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Riguardo alle fatture manuali e quelle relative al Punto Vendita e agli Abbonamenti, puoi decidere se incorporarle insieme ad altre fatture. L'opzione preimpostata è "nessun'altra fattura" per tutte e tre le tipologie. 

 

Puoi modificare queste impostazioni per tipo di fattura:

  • Solo fatture dello stesso tipo: questo tipo di fatture verranno incorporate solo con fatture dello stesso tipo 
  • Tutte le altre fatture: questo tipo di fatture verranno incorporate con tutti gli altri tipi di fatture 

 

Per esempio, puoi scegliere di unire fatture manuali & relative al Punto Vendita ogni volta, ma decidere che le fatture relative agli Abbonamenti vengano unite ad altre fatture dello stesso tipo. 

Le seguenti regole devono applicarsi per due transazioni che vengano unite in una fattura Pro Forma: 

  1. Entrambe le transazioni non vengono pagate immediatamente
  2. Entrambe le transazioni sono impostate con lo stesso metodo di pagamento
  3. L'impostazione che permette l'incorporamento delle fatture è stata attivata in Impostazioni Aziendali 

Esempio:

Supponiamo che tu venda un prodotto a un cliente, ma non fai pagare il cliente nell'immediato. Questo prodotto verrà registrato sotto una fattura Pro Forma. Nel momento in cui un secondo prodotto viene venduto allo stesso cliente con lo stesso metodo di pagamento, entrambi i prodotti vengono uniti in una sola fattura Pro Forma.  

In pratica questo significa che, se un cliente acquista 20 caffè in un mese, tutte le fatture relative ai caffè verranno incorporati nella stessa fattura. A seconda delle impostazioni scelte, tale fattura potrebbe anche essere incorporata alle fatture relative agli abbonamenti. 

 

Convertire una fattura Pro Forma in una fattura finale

Quando è il momento di processare la fattura Pro Forma, questa diventerà finale. Ciò avviene automaticamente come conseguenza di una delle seguenti azioni: 

  • La fattura viene scaricata in un file SEPA
  • La fattura viene esportata in un file Excel, CSV o PDF 
  • La fattura viene stampata
  • La fattura viene inviata per email con o senza un link per il pagamento 
  • La fattura viene impostata come pagata

Quando viene eseguito uno dei processi descritti sopra, la fattura diventa finale e dunque riporterà un numero di fattura. Da questo momento in poi, la fattura non può essere più eliminata o modificata, ma solamente accreditata. 
Le nuove fatture, da quel momento, diventeranno una nuova fattura Pro Forma, che può essere unita ad altre nuove fatture. Queste non verranno più aggiunte alla fattura finale con il numero di fattura. 

 

Fatture Pro Forma in combinazione con Abbonamenti Famiglia & Fatturazione Aziendale 

Con l'introduzione della fatturazione Pro Forma, la funzionalità degli Abbonamenti Famiglia diventa ancora più completa. 

Mentre, in precedenza, tutte le fatture venivano create una a una con il nome del Cliente Primario, adesso anche tutte queste fatture Pro Forma possono essere incorporate. 

In questo modo, puoi facilmente connettere una famiglia all'altra, nei casi in cui il capofamiglia paga per tutte le fatture relative ad Abbonamenti/Prodotti in Punto Vendita. Questi pagamenti verranno uniti in una sola fattura, naturalmente in concordanza con le opzioni che hai selezionato nelle Impostazioni Aziendali. 

Nella panoramica delle fatture del Cliente Primario, risulterà così: 

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Nella fattura stessa, risulterà così: 

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Fattura multipla per impiegati di aziende? 

Quando più clienti si stanno allenando nel tuo centro e la loro compagnia paga per i loro abbonamenti, questi costi possono essere uniti nella stessa fattura. Per questo, è importante impostare l'azienda come Cliente Primario. 

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