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Financier | Paiements automatiques

Virtuagym vous permet d'automatiser vos paiements et de vous concentrer sur l'essentiel : le coaching de vos clients !

Pour configurer les paiements automatisés, vous devez vous assurer qu'un fournisseur de paiement en ligne est activé. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

  • Allez dans vos paramètres d'entreprises
  • Défilez vers le bas jusqu'à la section Adhésions & Facturations et cliquez sur Paiements

Paiements.png

 

  • Une fois que vous avez activé l'un des fournisseurs de paiement possibles, la section Fréquence des paiements automatiques s'affiche.

Fre_quence_paiements_automatiques.PNG

Ici, vous pouvez configurer la fréquence à laquelle vous souhaitez que vos factures soient envoyées au prestataire de paiement connecté. Il y a trois options :

  • Quotidien
  • Hebdomadaire, choisissez n'importe quel jour du lundi au dimanche
  • Mensuellement, sélectionnez n'importe quelle date entre le 1er et le 28ème

Enfin, assurez-vous d'enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder.

Comment fonctionne le paiement automatique ? 

Une fois que la fréquence des paiements automatisés a été configurée, le système exécutera les paiements à 2 heures du matin, heure locale.

Pour afficher ou modifier le fuseau horaire de votre portail, allez dans Paramètres de l'entreprise > Infos entreprise. Vous pouvez y établir votre emplacement, votre région et votre fuseau horaire.

 

Pour Paysafe uniquement: les clients qui reçoivent leur première facture recevront un email incluant un lien de paiement où ils pourront ajouter leurs détails de paiement et effectuer le paiement. Tous les autres fournisseurs de paiement exécuteront le premier paiement sans déclenchement manuel.

Une fois que les clients ont ajouté leurs coordonnées bancaires, toutes les factures futures seront exécutées automatiquement.

Si un paiement récurrent est refusé/annulé par votre fournisseur de paiement en ligne, les coordonnées bancaires seront supprimés, et un email avec Paylink inclus sera envoyé à nouveau au client. 

Considérations

  • Les factures ne seront exécutées qu'avec les modes de paiement en ligne.
  • Cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec Paypal
  • Le système n'exécute pas les factures de plus de deux mois (62 jours) afin d'éviter trop de tentatives.
  • Pour Paysafe seulement, une fois toutes les deux semaines, le système enverra de nouveau l'email pay-link pour les factures qui n'ont pas été payées. Quelle que soit la fréquence du paiement automatisé. Ceci afin d'éviter le spamming de vos clients lorsque vous avez, par exemple, une fréquence quotidienne sélectionnée.
  • Les paiements automatiques n'exécuteront que les factures existantes dans le système, et non les factures récurrentes futures (qui n'ont pas encore été créées).

 

FAQ


Quel mode de paiement dois-je utiliser sur ma facture pour qu'elle puisse être exécutée par paiement automatisé ?

Seules les factures sous un mode de paiement en ligne (Paysafe, Mollie-SEPA, EzyPay, GoCardless) pourront exécutées. Les factures sous d'autres méthodes de paiement ne fonctionneront pas.

Quels fournisseurs de paiement ne prennent pas en charge la facturation récurrente ?

PayPal et Mollie (iDeal & carte de crédit) ne supportent pas la facturation récurrente car ils ne conservent pas les informations bancaires du client.

 

Comment puis-je ajouter les coordonnées de paiement de mon client ?

Pour Mollie SEPA, EzyPay et GoCardless, la première facture sera directement collectée par le cycle de facturation récurrente, à condition que les coordonnées bancaires nécessaires ont été complétées.

Pour Paysafe, la première facture que votre client reçoit sera marquée avec le statut FRST, ce qui signifie que les coordonnées bancaires de votre client n'ont pas encore été renseignées.

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Le système enverra au client un email avec un lien de paiement afin d'ajouter les détails de son paiement et de compléter son premier paiement.

 

Comment le système facture-t-il mes clients qui ont déjà enregistré leurs informations de paiement ?

 

Une fois que les coordonnées bancaires du client ont été enregistrées dans le système, le paiement est automatiquement exécuté et envoyé à votre fournisseur de paiement en ligne.

 

Puis-je supprimer/exclure des clients du prélèvement automatique ?

 

Il est possible que certains clients ne souhaitent pas être prélevés automatiquement et préfèrent régler par un autre moyen. Dans ce cas, vous pouvez les exclure du prélèvement automatique.
Pour ce faire rendez-vous dans :

  • Clients et Équipe 
  • Fiche du client
  • Défilez vers le bas de la page > cochez la case Exclu du paiement.

Exclu_du_paiement.png

Comment puis-je configurer différents cycles de paiement ?

Si vous voulez prélever vos clients selon différents cycles de paiement, il est recommandé de régler la fréquence sur quotidienne et de vous assurer que les factures sont générées à la date de facturation désirée, en adéquation avec celle du début du contrat.

Par exemple :

Pour les adhésions hebdomadaires, définissez le champ Prochaine facture sera créé à 0 jours. Les factures seront alors créées chaque semaine et seront donc facturées le lendemain à 2h du matin.

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