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Finanzas: Pagos automatizados

Cómo utilizar pagos automatizados

 

Virtuagym te permite automatizar pagos para poder enfocarte en lo que realmente importa: entrenar a tus clientes.

Para configurar los pagos automatizados, deberás asegurarte de tener habilitado un proveedor de pagos en línea. Para ello, sigue los pasos que se indican a continuación:

- Selecciona Ajustes del negocio.

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Desplaza la pantalla hacia abajo y en el módulo de Membresías y facturación, selecciona Pagos:

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- Una vez hayas habilitado uno de los proveedores de pago, aparecerá la sección "Frecuencia de pagos automáticos".

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Aquí puedes configurar la frecuencia con la que deseas que las facturas se envíen al proveedore de pagos conectado. Existen tres opciones:

1. Diariamente

2. Semanalmente: selecciona cualquier día de lunes a domingo.

3. Mensualmente: selecciona un día del 1 al 28.

Por último, asegúrate de guardar los cambios haciendo seleccionando en el botón "Guardar".

¿Cómo funcionan los Pagos automáticos?

Una vez esté configurada la frecuencia de pagos automáticos, el sistema ejecutará las facturas a las 2AM, hora local, tal y como se ha configurado en el sistema.

Para visualizar o cambiar la zona horaria del portal virtual, establecer tu ubicación y región, selecciona Ajustes del negocio > Información del negocio. 

Si utilizas Paysafe: Los clientes a los que se les está facturando por primera vez, se les enviará un correo electrónico incluyendo un enlace de pago donde podrán añadir su información de pago y completar el pago. Un vez el cliente haya añadido los datos de pago, las facturas futuras se ejecutarán automáticamente.

Si un pago recurrente es rechazado o cancelado por su proveedor de pago en línea, la información de pago será eliminada, y habrá qie enviar un nuevo correo al cliente para que añada su información.

Si NO utilizas Paysafe: No será necesario enviar un correo electrónico a los clientes para que añadan su información de pago.

Importante:

- Las facturas sólo se ejecutarán con métodos de pago en línea.

- Los pagos automáticos no funcionan con PayPal.

- El sistema no ejecutará facturas de más de dos meses de antig(62 días) para evitar demasiados intentos.

Para Paysafe solamente, cada dos semanas, el sistema reenviará el correo electrónico de enlace de pago para facturas que no han sido pagadas independientemente de la frecuencia del pago automatizado. Esto es para evitar el envío contínuo de correos a los clientes.

- Los pagos automatizados sólo ejecutarán las facturas existentes en el sistema, y no las futuras facturas recurrentes (que no hayan sido creadas todavía en el sistema).

FAQ:

- ¿Qué método de pago debo utilizar en la factura para que se pueda ejecutar con los Pagos Automatizados?

Sólo se ejecutarán las facturas con un método de pago en línea (Paysafe, Mollie SEPA, EzyPay, GoCardless). Las facturas con otros métodos de pago no funcionarán.

- ¿Qué proveedores de pago no soportan la facturación recurrente?

PayPal y Mollie (iDeal & Credit card) no soportan la facturación recurrente ya que no almacenan la información de pago del cliente.

- ¿Cómo puedo añadir los datos de pago de mi cliente?

Para Mollie-SEPA, EzyPay y GoCardless, la primera factura será recogida directamente por el ciclo de facturación recurrente, siempre que se hayan rellenado los datos bancarios necesarios.

En el caso de Paysafe, la primera factura que reciba tu cliente tendrá el estado "FRST", lo que significa que aún no han añadido la información de pago. Puedes ver estas facturas yendo al módulo de Finanzas y filtrando de la siguiente manera: Pendientes > Pagos en línea > Paysafe. El sistema enviará al cliente un correo electrónico con un enlace de pago para añadir sus datos de pago y completar su primer pago.

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- ¿Cómo factura el sistema a mis clientes que ya tienen los datos de pago guardados?

Una vez que los datos de pago del cliente se hayan guardado en el sistema, el pago se ejecutará automáticamente y se enviará a su proveedor de pagos en línea.

- ¿Puedo eliminar/excluir a los clientes para que no se les cobre automáticamente?

Es posible que algunos clientes no quieran que se les cobre automáticamente y prefieran pagar ellos mismos. En este caso, puedes excluirlos del cobro automático, para ello, selecciona el módulo Clientes y personal > Cuenta de cliente > Vé hasta la parte inferior de la página > marca la casilla "Exento de pago".

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- ¿Cómo puedo configurar diferentes ciclos de pago?

Si quieres cobrar a clientes en diferentes ciclos de facturación, se recomienda establecer la frecuencia en diaria y asegurarse de que las facturas se generan en la fecha de facturación preferida, coincidiendo con la fecha de inicio del contrato.

Por ejemplo: Para las membresías semanales, establece el campo "Siguiente factura se creará en 0 días". Las facturas se crearán cada semana y, por lo tanto, se facturarán a las 2 de la madrugada del día siguiente.

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