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Finanzas: Facturas Pro Forma

Una factura Pro Forma es una factura creada pero sin número, ya que ésta no ha sido pagada todavía.  

La gran ventaja de esto es que, siempre y cuando una factura esté en la fase Pro Forma, la factura puede ser editada o incluso borrada sin que ello influya en la numeración de tus facturas.Esto también significa que las transacciones múltiples pueden ser agrupadas en una misma factura Pro Forma, resultando en menos cantidad de facturas que deban ser pagadas.

Solamente cuando una factura Pro Forma es manipulada (exportada, impresa, enviada por email, pagada, etc) se creará una factura final con una fecha de factura correlacionada. Éso significa que tus números de factura siempre se encontrarán en el orden correcto en tu sistema.

Estos son los puntos que se tratarán en el artículo:

  • ¿Qué son exactamente las facturas Pro Forma?
  • Diferencias entre fecha de la factura y fecha de realización de la operación.
  • Fusionar múltiples transacciones en una misma factura Pro Forma
  • Convertir facturas Pro Forma en facturas finales
  • Facturas Pro Forma combinadas con membresías familiares y facturación a empresas

¿Qué son exactamente las facturas Pro Forma?

A partir de ahora, cada factura creada por ti mismo o automáticamente por el sistema será creada como una factura Pro Forma. Esto significa que donde antes había un número de factura, ahora aparecerá la palabra Pro Forma.

 

 

Ver facturas Pro Forma en la app de Finanzas

Una factura Pro Forma, tal y como se ha mencionado anteriormente, es, todavía, una factura sin fecha final. Una factura Pro Forma siempre tendrá la fecha de hoy. Éso se debe a que cada noche, todas las facturas Pro Forma pendientes se trasladan a la fecha actual.

Esto asegurará de que ninguna factura se quedará pendiente de pago en un período de tiempo pasado y podrás ver claramente los ingresos finales del último mes cada comienzo de mes.

En el apartado de “facturas”, en la app de Finanzas podrás ver la diferencia entre facturas Pro Forma y facturas finales.

Recuerda que: para los impuestos, utiliza siempre la cantidad de facturas finales.

Fecha de la factura y fecha de realización de la operación

Con la introducción de facturas Pro Forma al sistema, se ha realizado un ajuste en la manera en que las facturas muestran las diferentes fechas en la app de finanzas.

La fecha de factura, en la parte superior izquierda de la factura, será siempre la fecha en la que la factura se convirtió en final.

Especialmente, es un gran cambio para las facturas creadas al asignar membresías. Antes, la fecha de la factura era la fecha de comienzo del período de la membresía, pero ahora será siempre la fecha en la que la factura se convierte en una factura final.

Factura antigua:                                               

     

 

Nueva factura Pro Forma:

  

 

Además de esto, la fecha de realización de la operación también se ha modificado y ahora es posible ver la fecha de venta de cada producto individual en la misma factura.

Esta fecha siempre es:

  • Para facturas de membresías: la fecha de inicio del periodo de la membresía
  • Para facturas del punto de venta: la fecha de venta del producto
  • Para facturas creadas manualmente: la fecha de creación de la factura

Esta fecha nunca cambiará mientras que la fecha de la factura se irá modificando hasta que la factura se convierta en final.

 

Importante: Debido a que la fecha de la factura y la fecha de realización de la operación se habrán cambiado, lo que sucederá es que la facturación (la fecha de las facturas) del mes próximo se mueva a un mes antes.

Hasta ahora, las facturas eran generadas con fecha de factura igual a la fecha de inicio del periodo de la tarifa, por ejemplo:

Factura del periodo de tarifa 01-Abril al 30-Abril, tendrá fecha de factura el 01 de Abril

Estas facturas anteriores no se cambiarán y seguirán teniendo esa fecha de factura que siempre han tenido.

En cambio ahora, con las facturas Pro Forma, las facturas serán generadas con fecha de factura del día/mes en que ésta se finaliza, y no la fecha del período de la tarifa. Por ejemplo:

Factura del periodo de tarifa 01-Mayo al 31-Mayo, tendrá fecha de factura en que la factura se convierta en factura final. Supongamos que si se quiere cobrar la factura durante el mes de Abril, entonces la factura tendrá fecha de Abril.

Debido a este cambio, sucederá que la cantidad de facturas se duplicará en un mes. En este caso, siguiendo el ejemplo de arriba, el mes de Abril tendría el doble de facturas ya que se juntarán las facturas con la fecha de periodo de tarifa (1 de Abril) y las nuevas facturas Pro Forma creadas el mes de Abril a pesar de referirse a una tarifa con fecha de inicio en Mayo.

Esta doble facturación solamente ocurrirá un mes, debido a la incorporación del método de facturación Pro Forma.

¿Te gustaría evitar que esto suceda? Podrías esperar a convertir las facturas en finales hasta el primer día del próximo mes, así esas facturas aparecerán relacionadas con la fecha del período de la membresía. Ten en cuenta que aunque decidan hacer lo mencionado anteriormente, se seguirán teniendo el doble de facturas cada mes hasta que decidan un mes cobrar el doble de facturas.

 

Fusionar múltiples transacciones en una factura Pro Forma

Debido a que las facturas Pro Forma no se crean de manera definitiva inmediatamente, es posible combinar múltiples transacciones en una misma factura Pro Forma. Es posible agrupar diferentes productos, pagos, transacciones de membresías etc. en una única factura.

Ajusta la configuración: Para decidir qué tipos de facturas pueden combinarse, sigue los siguientes pasos:

  • Ve a la aplicación Ajustes del negocio > Membresías y facturación > Información financiera.
  • Ve a “opciones de fusión de facturas”. Podrás adaptar los ajustes a tu gusto.

Ten en cuenta que: Estos cambios solamente afectarán a las facturas creadas recientemente. Las facturas ya existentes no se fusionarán.

 

 

Puedes decidir si las facturas creadas manualmente, por el punto de venta y al asignar membresías deben fusionarse con otras facturas. El ajuste configurado para esos tres tipos de facturas de forma predeterminada es “ninguna otra factura”.

Puedes modificar por tipo de factura a:

  • Solo facturas del mismo tipo: Estas facturas solamente se fusionarán con facturas que sean del mismo tipo (i.e sólo facturas de tarifas).
  • Todas las demás facturas: Este tipo de facturas podrán fusionarse con facturas que no sean del mismo tipo (i.e facturas de tarifas y productos).

Por ejemplo, puedes decidir fusionar facturas creadas de forma manual y del punto de venta pero escoger que las las facturas creadas por la venta de membresías solamente se fusionen con otras facturas de venta de membresías.

A continuación, las condiciones que deben cumplirse para que las facturas se fusionen:

  1. Ambas transacciones no son pagadas de forma inmediata.
  2. Ambas transacciones deben tener el mismo método de pago.
  3. Los ajustes para fusionar facturas ha sido habilitado en los ajustes del negocio.

Ejemplo:

Digamos que vendes un producto a tu cliente pero no se paga al momento. Ese producto quedará reflejado en una factura Pro Forma. En el momento en el que ese  mismo cliente compra un segundo producto utilizando el mismo método de pago, las dos facturas podrán ser fusionadas en una misma factura Pro Forma.

Llevado a la práctica, esto quiere decir que cuando un cliente compra 20 cafés en un mes, esos 20 cafés podrían ser reflejados en una sola factura. Dependiendo de tu configuración, esos cafés podrían hasta fusionarse con una factura referida a una venta de membresía.

Convertir una factura Pro Forma en una factura final:

Cuando llegue el momento de procesar una factura Pro Forma, necesitará modificarse a final. Eso sucederá cuando se de una de las siguientes situaciones:

  • La factura se descarga en un archivo SEPA
  • La factura se exporta a un archivo Excel, CSV o PDF
  • La factura se imprime
  • La factura se envía por correo electrónico con o sin un enlace de pago.
  • El estado de la factura se cambia a “pagada”

Una vez se da una de las situaciones mencionadas anteriormente, la factura se convierte en final y por lo tanto obtiene un número de factura. Una vez hecho esto, la factura ya no puede ser editada o borrada, solamente es posible ponerla a crédito.

Nuevas facturas creadas, se crearán como facturas Pro Forma que podrán combinarse sólamente con otras nuevas facturas. Esas facturas ya no se podrán añadir a facturas finalizada anteriormente.

Facturas Pro Forma en combinación con membresías familiares y facturación a empresas.

Con la introducción de las facturas Pro Forma, el uso de las membresías familiares se ha vuelto aún más atractivo. Mientras que antes, todas las facturas eran creadas una a una con el nombre del cliente que las pagaba, ahora todas esas facturas Pro Forma pueden ser fusionadas.

De esta manera, puedes conectar fácilmente una familia entre sí donde la persona responsable del pago de las facturas paga por todos los miembros de la familia (productos del punto de venta y facturas). Todos esos pagos se fusionarán en una misma factura, teniendo en cuenta, por supuesto, las opciones que hayas elegido en la configuración de los ajustes del negocio.

Así es como se verá el resumen de las facturas asignadas a un miembro de la familia:

Así es como se verá ahora la factura total:

Facturar a empresas que pagan por sus empleados

Cuando varios de tus clientes pertenecen a la misma empresa y esa empresa está pagando los costes de esos clientes, ahora será posible fusionar las facturas de todos esos empleados en una sola factura. De la misma manera como se mostró la fusión de facturas familiares.

Para poder llevar esto a cabo, es importante configurar la empresa como si fuese el cliente principal (cliente pagador).

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