Παρακολούθηση

Παραστατικά Pro Forma

Σύντομα, το σύστημα του Virtuagym θα υποστηρίζει την δημιουργία παραστατικών σε μορφή Pro Forma.

Ένα τιμολόγιο/ παραστατικό Pro Forma, είναι ένα τιμολόγιο που δημιουργείται δίχως κάποιο είδος αρίθμησης, εφόσον δεν έχει εξοφληθεί άμεσα.

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα αυτού του τρόπου δημιουργίας τιμολογίων/παραστατικών είναι ότι, για το διάστημα στο οποίο το παραστατικό βρίσκεται σε κατάσταση Pro Forma,  θα μπορεί να επεξεργαστεί ή και να διαγραφεί δίχως να επηρρεάζει την αρίθμηση των υπόλοιπων παραστατικών. Επίσης, θα είναι πλέον δυνατή η συγχνώνευση πολλαπλών συναλλαγών σε ένα τιμολόγιο. Ως εκ τούτου, ο συνολικός αριθμός τιμολογίων για πληρωμή μειώνεται.

Το τελικό τιμολόγιο/απόδειξη με την σχετική ημερομηνία δημιουργίας θα εκδίδεται μόνο μετά τον χειρισμό του τιμολογίου σε μορφή Pro Forma (για παράδειγμα μετά την εξαγωγή,πληρωμή ή αποστολή μέσω email) και συνεπώς τα τιμολόγια σας θα μπορούν βρεθούν σε αύξουσα σειρά εντός του συστήματος.

Σε αυτό το άρθρο σας εξηγούμε τα εξής:

  • Τι ακριβώς σημαίνει τιμολόγια/παραστατικά Pro Forma;
  • Διαφορές μεταξύ ημερομηνίας τιμολογίου και ημερομηνίας βιβλίου.
  • Ενσωμάτωση πολλαπλών συναλλαγών.
  • Αλλαγή τιμολογίων Pro Forma σε τελικά.
  • Τιμολόγια/ παραστατικά Pro Forma και οικογενειακές συνδρομές ή επιχειρησιακές χρεώσεις.

Τι ακριβώς είναι τα παραστατικά Pro Forma;

Στο εξής, κάθε τιμολόγιο που δημιουργείται στο σύστημα θα δημιουργείται σε κατάσταση Pro Forma. Συνεπώς, ο αριθμός τιμολογίου που συνήθως βλέπετε στην κορυφή της οθόνης σας έχει πλέον αντικατασταθεί με τον όρο "Pro Forma".

 

 

Eμφάνιση παραστατικών Pro Forma στα "Οικονομικά"

Όπως εξηγήσαμε παραπάνω, τα παραστατικά σε κατάσταση Pro Forma δε φέρουν ημερομηνία έκδοσης. Τα παραστατικά Pro Forma, έχουν πάντα την παρούσα ημερομηνία καθώς μετακινούνται στην εκάστοτε ημέρα κατα τις βραδινές ώρες. Με αυτό τον τρόπο επιβεβαιώνεται ότι δεν έχουν μείνει τιμολόγια σε εκκρεμότητα για κάποια παρελθοντική ημερομηνία  και έχετε μια ξεκάθαρη σύνοψη των εσόδων σας κάθε αρχή του μήνα.

Στην οικονομική επισκόπηση σας, θα δείτε τις διαφορές μεταξύ Pro Forma και τελικών τιμολογίων.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Για την διαχείρηση των φορολογικών σας εκκρεμοτήτων, χρησιμοποιείτε μόνο τα τελικά τιμολόγια.

Ημερομηνία τιμολογία vs Ημερομηνία βιβλίων

Προκειμένου να εισάγουμε των συγκεκριμένο τρόπο οργάνωησης τιμολογίων/ παραστατικών, έχουμε κάνει κάποιες προσαρμογές στις ημερομηνίες όπου εμφανίζονται στην σελίδα του παραστατικού αλλά και την γενική επισκόπηση των παραστατικών. 

Συγκεκριμένα, η ημερομηνία τιμολογίου που εμφανίζεται στο πάνω αριστερά μέρος της σελίδας έχει μετατραπεί τώρα στην ημερομηνία την οποία το παραστατικό επεξεργάστηκε ώς τελικό.

Αυτή είναι μια μεγάλη αλλαγή, ιδιαίτερα σε ότι αφορά την τιμολόγηση συνδρομών. Ενώ πρίν το τιμολόγιο έφερε την ημερομηνία έναρξης της συνδρομής, τώρα φέρει την ημερομηνία δημιουργίας του τιμολογίου σε τελική μορφή.

      

Επίσης, η ημερομηνία των βιβλίων σας έχει πλέον αλλάξει και βρίσκεται δίπλα σε κάθε τιμολόγιο στην γραμμή των προιόντων.

Αυτή η ημερομηνία είναι πάντα..

 

...Για τιμολόγια συνδρομών: Η ημερομηνία έναρξης της συνδρομής.

...Για συναλλαγές μέσω σημείου πώλησης: Η ημερομηνία πώλησης του προιόντος.

...Για τιμολόγια που δημιουργήσατε χειροκίνητα: Η ημερομηνία δημιουργίας του τιμολογίου.

Αυτή η ημερομηνία δεν μπορεί να αλλάξει ενώ αντίθετα, η ημερομηνία του τιμολογίου σας μπορεί με βάση το πότε αλλάζει σε τελικό.

Ενσωμάτωση πολλαπλών συναλλαγών σε παραστατικά Pro Forma

Λόγω του ότι τα παραστατικά Pro Forma δεν δημιουργούνται σε τελική μορφή, είναι πλέον δυνατό να ενσωματώσετε παραπάνω απο μία συναλλαγές σε ένα μόνο παραστατικό Pro Forma. Έτσι, διαφορετικά προιόντα/ πληρωμές/ συνδρομές κ.α μπορούν να συγχωνευθούν σε ένα τιμολόγιο.

Οι ρυθμίσεις σας

Για να ρυθμίσετε ποιοί τύποι παραστατικών μπορούν να ενσωματωθούν, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

- Ρυθμίσεις επιχείρησης

- Συνδρομές και χρεώσεις

- Επιλογές συγχώνευσης τιμολογίου

- Αλλάξτε τις ρυθμίσεις βάση όπως εσείς επιθυμείτε

Προσοχή! Aλλαγές στις παραπάνω ρυθμίσεις επηρρεάζουν μόνο τα νέα τιμολόγια. Τα υπάρχοντα παραστατικά σας δεν μπορούν να συγχωνευθούν.

Για παραστικά που έχουν δημιουργηθεί χειροκίνητα, μέσω του σημείου πώλησης ή από την ανάθεση συνδρομών, έχετε τη δυνατότητα να αποφασίσετε εάν θα μπορούν να συγχωνευθούν μαζί με παραστατικά άλλου τύπου. Εδώ, η προκαθορισμένη επιλογή έχει τεθεί στο "δεν υπάρχουν άλλα τιμολόγια" και για τα τρία.

Για κάθε τύπο παραστατικού, μπορείτε να αλλάξετε την ρύθμιση σε:

Μόνο τιμολόγια ίδιου τύπου: Αυτό το είδος τιμολογίου θα ενσωματώνεται μόνο με άλλα του ίδιου τύπου. 

- Όλα τα άλλα τιμολόγια: Αυτό το είδος τιμολογίου θα ενσωματώνεται με όλα τα υπόλοιπα.

 

Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να συγχωνεύσετε τιμολόγια ανάθεσης συνδρομών μαζί με τιμολόγια που δημιουργήθηκαν από το σημείο πώλησης. Ενώ τα τιμολόγια που έχουν δημιουργηθεί χειροκίνητα, θα μπορούν μα συγχωνευθούν μόνο μαζί με άλλα χειροκινητα τιμολόγια.

Υπάρχουν τρείς κανόνες που ισχύουν για την συγχώνευση δύο συναλλαγών σε ένα παραστατικό Pro Forma:

1) Οι συναλλαγές δεν έχουν ολοκληρωθεί άμεσα ( ο πελάτης δεν έχει πληρώσει)

2) Οι συναλλαγές έχουν το ίδιο τρόπο πληρωμής

3) Έχει γίνει η κατάλληλη ρύθμιση στις "Ρυθμίσεις επιχείρησης".

 

Για παράδειγμα:

Έστω ότι έχετε πωλήσει κάποιο από τα προιόντα σας στον πελάτη αλλά δεν έχει πληρώσει ακόμη. Αυτό το προιόν, θα προστεθεί σε ένα τιμολόγιο Pro Forma. Όταν πωληθεί κι ένα δεύτερο προιόν στον ίδιο πελάτη, θα προστεθεί στο υπάρχον τιμολόγιο του πρώτου προιόντος.

Στην πραγματική ζωή αυτό σημαίνει ότι εάν κάποιος αγοράσει 20 μπουκάλια νερό μμέσα σε ένα μήνα, θα ενσωματωθούν όλα σε ένα μόνο τιμολόγιο. Επίσης, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας, τα 20 μπουκάλια νερό που αγόρασε, ίσως ενσωματωθούν με το τιμολόγιο της συνδρομής του.

Μετατροπή τιμολογίου Pro Forma σε τελικό

Τα τιμολόγια Pro Forma μετατρέπονται σε τελικά όταν γίνει μία απο τις εξής κινήσεις:

1) Όταν τιμολόγιο έχει εξαχθεί σε φάκελο μορφής SEPA

2) Όταν το τιμολόγιο έχει εξαχθεί σε φάκελο Excel, CSV ή PDF

3) Όταν έχει εκτυπωθεί

4) Όταν έχει σταθεί μέσω email με ή χωρίς σύνδεσμο πληρωμής

5) Όταν έχει μαρκαριστεί ώς πληρωμένο.

 

Στην περίπτωση που έχει συμβεί ένα απο τα παραπάνω, τότε το τιμολόγιο γίνεται τελικό και παίρνει έναν συγκεκριμένο αριθμό. Μετά απο αυτό, δεν μπορεί να διαγραφεί και να επεξεργαστεί, παρά μόνο να πιστωθεί.

 

 

 

 

 

Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο;
0 στους 0 το βρήκαν χρήσιμο
Έχετε περισσότερες ερωτήσεις; Υποβολή αιτήματος

Σχόλια