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Finanzen | Automatisierte Zahlungen

Wie man automatisierte Zahlungen verwendet


Virtuagym bietet Dir die Möglichkeit Deine Zahlungen zu automatisieren, so dass Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: Das Training Deiner Kunden!

Um automatisierte Zahlungen einrichten zu können, musst Du sicherstellen, dass Du einen Online-Zahlungsanbieter im Portal aktiviert hast. Dazu musst Du die folgenden Schritte befolgen:

  • Gehe zu Deinen Betriebseinstellungen

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  • Scrolle nach unten zum Abschnitt Mitgliedschaft & Abrechnung und klicke auf Zahlungen

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  • Sobald Du einen der möglichen Zahlungsanbieter aktiviert hast, erscheint der Bereich         Automatische Zahlungen

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  • Hier kannst Du einstellen, in welcher Häufigkeit Deine Rechnungen an den angeschlossenen Zahlungsanbieter gesendet werden sollen. Es gibt drei Möglichkeiten:
    • Täglich
    • Wöchentlich, wähle einen Tag zwischen Montag - Sonntag aus
    • Monatlich, wähle ein Datum zwischen dem 1. - 28.
  • Schließlich stelle sicher, dass die Änderungen gespeichert werden, indem Du auf die Schaltfläche Speichern klickst

 

Wie funktioniert der automatisierte Zahlungsverkehr?

Sobald die Häufigkeit der automatisierten Zahlungen konfiguriert wurde, führt das System die Rechnungen um 2 Uhr nachts Deiner Ortszeit aus (wie im System konfiguriert).

Um die Zeitzone Deines Portals anzuzeigen oder zu ändern, gehe zu den Betriebseinstellungen > Unternehmensinformationen. Dort kannst Du Deinen Standort, Region und Zeitzone festlegen.

Nur für Paysafe Kunden:

Kunden wird die erste Rechnung mit Zahlungslink automatisch per Email zugeschickt. Dort können sie ihre Daten zur Zahlung eintragen und diese abschließen. Alle anderen Zahlungsanbieter führen die erste Zahlung ohne manuelle Dateneingabe durch.

Sobald der Kunde seine Zahlungsdaten eingegeben hat, werden alle zukünftigen Rechnungen automatisch ausgeführt.

Wenn eine wiederkehrende Zahlung von deinem Online-Zahlungsanbieter abgelehnt/ storniert wird, werden die Zahlungsdaten gelöscht und eine E-Mail mit dem Zahlungslink erneut gesendet.

Zu beachten:

  • Rechnungen werden nur mit Online-Zahlungsmethoden automatisch ausgeführt
  • Diese Funktion funktioniert nicht mit Paypal
  • Das System führt keine Rechnungen aus, die älter als zwei Monate (62 Tage) sind, um zu viele Versuche zu vermeiden.
  • Nur für Paysafe sendet das System einmal alle zwei Wochen die E-Mail mit dem Zahlungslink für Rechnungen, die nicht bezahlt wurden raus. Unabhängig von der Häufigkeit der automatisierten Zahlung. Dies dient dazu, Spamming zu vermeiden.
  • Automatisierte Zahlungen führen nur erstellte Rechnungen im System aus und nicht zukünftige wiederkehrende Rechnungen (die nicht erstellt wurden).

 

FAQ 

Welche Zahlungsmethode sollte ich in der Rechnung verwenden, damit sie mit den Automatisierten Zahlungen ausgeführt werden kann?

Es werden nur Rechnungen mit einer Online-Zahlungsmethode (Paysafe, Mollie SEPA, EzyPay, GoCardless) ausgeführt. Rechnungen mit anderen Zahlungsmethoden funktionieren nicht.

 

Welche Zahlungsanbieter unterstützen keine wiederkehrende Abrechnung?

PayPal und Mollie (iDeal & Kreditkarte) unterstützen keine wiederkehrende Abrechnung, da sie die Zahlungsinformationen des Kunden nicht speichern.

 

Wie kann ich die Zahlungsdaten meines Kunden hinzufügen?

Bei Mollie SEPA, EzyPay und GoCardless wird die erste Rechnung direkt vom Kundenkonto abgefragt, sofern die erforderlichen Bankdaten angegeben wurden.

Für Paysafe wird die erste Rechnung, die Dein Kunde erhält, mit dem FRST-Status versehen. Das bedeutet, dass er seine Zahlungsdaten noch nicht eingegeben hat. Du kannst diese Rechnungen einsehen, indem Du zum Finanzmodul gehst und den folgenden Filter anwendest: Ausstehend > Online-Zahlungen > Paysafe.

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Das System sendet dem Kunden eine E-Mail mit einem Zahlungslink, um seine Zahlungsdaten hinzuzufügen und seine erste Zahlung abzuschließen.

 

Wie rechnet das System meine Kunden ab, bei denen ihre Zahlungsdaten bereits gespeichert sind?

Sobald die Zahlungsdaten des Kunden im System gespeichert sind, wird die Zahlung automatisch ausgeführt und an deinen Online-Zahlungsanbieter gesendet.

 

Kann ich Kunden von der automatischen Belastung ausschließen?

Es ist möglich, dass einige Kunden nicht automatisch belastet werden wollen und lieber selbst bezahlen. In diesem Fall kannst du diese von der automatischen Belastung ausschließen. Gehe dazu zu Kunden & Mitarbeiter > Kundenkonto > Scrolle zum Ende der Seite > aktiviere das Kontrollkästchen: Von der Zahlung ausschließen.

 

Wie kann ich verschiedene Zahlungszyklen einrichten?

Wenn du Kunden in verschiedenen Zahlungszyklen belasten möchtest, empfiehlt es sich, die Häufigkeit auf täglich einzustellen und sicherzustellen, dass die Rechnungen zum gewünschten Abrechnungsdatum und damit zum Vertragsbeginn erstellt werden.

Zum Beispiel:

Für wöchentliche Mitgliedschaften setze das Feld Nächste Rechnung wird erstellt auf 0 Tage. Die 5.JPG

 

Rechnungen werden dann jede Woche erstellt und somit am Folgetag um 2 Uhr morgens in Rechnung gestellt.

 

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