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Finanzielles | Pro Forma Rechnungen

Eine Pro Forma Rechnung ist eine Rechnung die erstellt wird, aber, wenn nicht sofort bezahlt, noch keine Rechnungsnummer hat.

Der große Vorteil hierbei besteht darin, dass eine Rechnung, solange sie in der Pro Forma Phase ist, geändert oder gelöscht werden kann, ohne das dies die Rechnungsnummern beeinflusst. Dies bedeutet auch, dass mehere Transaktionen auf der gleichen Pro Forma Rechnung zusammengefasst werden können, was zu weniger offenen Rechnungen führt. 

Nur wenn eine Pro Forma Rechnung bearbeitet wird (exportiert, als Email versendet, gezahlt, usw.), wird eine finale Rechnung erstellt mit entsprechendem Rechnungsdatum. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungsnummern immer in der richtigen Reihenfolge im System gefunden werden können. 

In diesem Artikel werden die folgenden Dinge erläutert:

  • Was genau bedeutet Pro Forma Rechnung?
  • Underscheid zwiscchen Rechnungsdatum und Buchungsdatum
  • Verschiedenen Transaktionen in Pro Forma Rechnungen zusammenlegen
  • Pro Forma Rechnungen in finale Rechnungen umwandeln
  • Pro Forma Rechnungen in Kombination mit Familienrechnungen & Firmenrechnungen 

Was genau bedeutet Pro Forma Rechnung?

Von nun an wird jede Rechnung, die von unserem Systeme erstellt wird, als Pro Forma Rechnung erstellt. Dies bedeutet, dass anstatt einer Rechnungsnummer zu Beginn nun Pro Forma steht.

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Pro Forma Rechnungen in der ''Finanziellen App'' anzeigen lassen

Eine Pro Forma Rechnung, wie obenstehend erwähnt, hat noch kein festes Rechnungsdatum. Eine Pro Forma Rechnung hat immer das heutige Rechnungsdatum. Dies gescheiht, da alle ausstehenden Rechnungen jede Nacht auf das heute Datum gesetzt werden.

Dies stellt sicher, dass keine Pro Forma Rechnugnen aus einer früheren Perioden zurückbleiben und Du eindeutig Deinen endgültigen Profit des letzen Monats am Anfang eines neuen Monatssehen kannst.

In der Finanzübersicht in der Finanz-App siehst Du den Unterscheid zwischen einer Pro Forma Rechnung und einer finalen Rechnung:

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WICHTIG: Für Steuerzwecke nutzen immer die Summe der finalen Rechnungen!

Rechnungsdatum versus Buchungsdatum

Mit der Einführung von Pro Forma Rechnungen wurde eine Änderung bezüglich der Datumsanzeige auf der Rechnung selbst und in der Rechnungsübersicht vorgenommen. 

Das Rechnungsdatum, rechts oben auf der Rechnung, ist nun immer das Datum an dem die Rechnung abgeschlossen wurde.

Besonders für Rechnungen mit Mitgliedschaften ist dies eine große Änderung. Wo vorher das Rechnungsdatum und das Startdatum der neuen Mitgliedschaftsperiod stand, steht nun das Erstellungsdatum der finalen Rechnung.  

Außerdem wurde das Buchungsdatum geändert, welches nun neben jedem einzelnem Produktauf der Rechnung gefunden werden kann.

Das Datum ist immer....

... Für Mitgliedschaftsrechnungen: das Startdatum der Mitgliedschaftsperiode

... Für Verkaufspunktrechnungen: das Verkaufsdatum des Produktes

... Für manuell erstellte Rechnungen: das Erstellungsdatum der Rechnung

Das Datum wird durch das Bearbeitungsdatum der Pro Forma Rechnung bestimmt und kann im Nachhinein nichtmehr geändert werden.

Zu beachten

Da das Rechnungs- und Buchungsdatum vertauscht wurden, ist es möglich, dass die Rechnung für den nächsten Monat auf den vorherigen Monat geschoben werden. Dies wird zum Beispiel bei monatlichen Lastschriften passieren, wenn Du Deinen Kunden am 25. jedes Monats für die Mitgliedschaft das nächsten Montas belastest. Die Rechnung wird nun das Rechnungsdatum des 25. haben, während vorher das Rechnungsdatum des 1sten des nächsten Montas stand. Dies kann zu einer Verdoppelung der Rechnungen in einem Monat führen, da die letzte Lastschrift der Rechnungen noch auf den 1. des Monats gesetzt ist. Dies wird natürlich nur einmalig passieren. 

Du möchtest gerne dafür sorgen, dass dies nicht geschieht? Du kannst mit der Finalisierung bis zum 1. des nächsten Monats warten, so dass die Rechnung auf den gleichen Monat datiert wird, wie die Mitgliedschaften. 

 

Mehrere Transaktionen in einer Pro Forma Rechnung zusammenschließen

Da Pro Forma Rechnungen nicht sofort final sind, ist es möglich mehrere Transaktionen in einer Rechnung zusammenzuführen.

Verschiedene Produkte/Zahlungen/Mitgliedschaftstranskationen können in einer Rechnung zusammengeführt werden. 

Deine Einstellungen bestimmen

Um festzusetzen welche Arten von Rechnungen zusammengeführt werden können, folge diesen Schritten:

  • Gehe zu den Betriebseinstellungen
  • Unter Mitgliedschaften und Abrechnung, klicke auf Finanzinfo
  • Gehe zu "Rechnungsverbindungsoptionen "
  • Ändere die Einstellungen Deinen Wünschen entsprechend

Bitte Beachten: Änderungen in diesen Einstellungen beeinflussen nur neue Rechnungen. Schon bestehende Rechnungen werden nicht zusammengeführt!

Für manuelle, Verkaufspunkt-, und Mitgliedschaftsrechnungen kannst Du bestimmen, ob die Rechnungen mit anderen zusammengeführt werden sollen. Die vorgegebene Einstellung ist auf ''keine anderen Rechnungen'' für alle drei gesetzt.

Per Rechnungstyp kannst Du diese ändern auf:

  • Nur Rechnungen der gleichen Art: Diese Rechnungen werden nur mit Rechnungen des gleichen Types zusammengeführt
  • Alle anderen Rechnungen: diese Rechnungen werden mit allen Typen von Rechnungen zusammengeführt

Du kannst zum Beispiel entscheiden manuelle und Verkaufspunktrechnungen immer zusammenzuführen, Mitgliedschaftsrechnungen allerdings nur mit anderen Mitgliedschaftsrechnungen zusammenzuführen.

Die folgenden Regeln müssen gelten, damit zwei Rechnungen als eine Pro Forma Rechnung zusammengeführt werden können:

  1. Beide Transaktionen werden nicht sofort bezahlt
  2. Beide Transaktionen haben die gleiche Zahlungsmethode
  3. Die Funktion wurde in den Betriebseinstellungen angeschaltet

 

Beispielfall:

Sagen wir Du verkaufst ein Produkt an einen Kunden, aber lässt den Kunden nicht sofort bezahlenDie Rechnung dieses Produktes wird als Pro Forma Rechnung erstellt. Sobald ein zweites Produkt an den gleichen Kunden mit der gleichen Zahlungsmethode verkauft wird, werden beide Rechnungen zu einer Pro Forma Rechnung zusammengeführt. 

In Praxis bedeuted dies, wenn ein Kunde 20 Kaffees in einem Monat kauft, werden alle diese Kaffees auf einer Rechnung zusammengeführt. Abhängig von Deinen Einstellungen wird diese Rechnung sogar mit seiner Mitgliedschaftsrechnung zusammengeführt. 

 

Eine Pro Forma Rechnung in eine finale Rechnung ändern

Wenn es Zeit ist, Pro Forma Rechnungen zu verarbeiten, wird diese eine finale Rechnung. Dies passiert automatisch, wenn eine der folgenden Aktionen durchgeführt wird:

  • Die Rechnung wird in einer SEPA Datei heruntergeladen
  • Die Rechnung wird als Excel, CSV oder PDF exportiert
  • Die Rechnung wird gedruckt
  • Die Rechnung wird mit oder ohne Zahlungslink als Email versendet
  • Die Rechnung wird auf bezahlt gesetzt

Sobald eine der oben genannten Aktionen durchgeführt wird, ist die Rechnung final und bekommt daher eine Rechnungsnummer. Danach kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, nur gutgeschrieben. Neu erstellte Rechnungen werden von diesem Moment an eine neue Pro Forma Rechnung die mit anderen neuen Rechnungen zusammengeführt werden kann. Diese werden nicht länger zu der finalen Rechnung mit Rechnungsnummer hinzugefügt.

 

Pro Forma Rechnungen in Kombination mit Familienmitgliedschaften & Firmenrechnungen 

Mit Einführung der Pro Forma Rechnung, wird die Familienmitgliedschaft noch attraktiver.

Während vorher alle Rechnungen einzeln mit den Namen des zahlenden Kundens erstellt wurden, werden nun auch alle Pro Forma Rechnungen zusammengeführt. 

So kannst Du einfach eine Familie verbinden und den Familienvorstand für alle Mitgliedschafts / Verkaufspunktrechnungen zahlen lassen. Diese Zahlungen werden alle in einer Rechnung zusammengeführt, natürlich unter Beachtung Ihrer Betriebseinstellungen. 

 In der Rechnungsübersicht des zahlenden Kundens wird dies wie Folgend aussehen:

In der Rechnung selbst wird dies so aussehen:

Rechnungen für Firmenkunden zusammenführen?

Wenn mehrere Kunden der gleichen Firma Dein Studio nutzen und die Firma für die entsprechenden Mitgliedschaften zahlt, können diese auch in einer Rechnung zusammengeführt werden. Dafür ist es wichtig, die Firma als zahlenden Kunden im System zu hinterlegen. 

 

 

 
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