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Finanzen | Pro Forma Rechnungen

 

Eine Pro Forma Rechnung ist eine Rechnung die erstellt wird, aber, wenn nicht sofort bezahlt, noch keine Rechnungsnummer hat.

Der große Vorteil hierbei besteht darin, dass eine Rechnung, solange sie in der Pro Forma Phase ist, geändert oder gelöscht werden kann, ohne das dies die Rechnungsnummern beeinflusst. Dies bedeutet auch, dass mehere Transaktionen auf der gleichen Pro Forma Rechnung zusammengefasst werden können, was zu weniger offenen Rechnungen führt. 

Nur wenn eine Pro Forma Rechnung bearbeitet wird (exportiert, als E-mail versendet, gezahlt, usw.), wird eine finale Rechnung erstellt mit entsprechendem Rechnungsdatum. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungsnummern immer in der richtigen Reihenfolge im System gefunden werden können. 

In diesem Artikel werden die folgenden Dinge erläutert:

  • Was genau bedeutet Pro Forma Rechnung?
  • Underscheid zwiscchen Rechnungsdatum und Buchungsdatum
  • Verschiedenen Transaktionen in Pro Forma Rechnungen zusammenlegen
  • Pro Forma Rechnungen in finale Rechnungen umwandeln
  • Pro Forma Rechnungen in Kombination mit Familienrechnungen & Firmenrechnungen 

Was genau bedeutet Pro Forma Rechnung?

Von nun an wird jede Rechnung, die von unserem Systeme erstellt wird, als Pro Forma Rechnung erstellt. Dies bedeutet, dassdass anstatt einer Rechnungsnummer zu Beginn nun Pro Forma steht.

Pro Forma Rechnungen in der ''Finanz-App'' anzeigen lassen

Eine Pro Forma Rechnung, wie obenstehend erwähnt, hat noch kein festes Rechnungsdatum. Eine Pro Forma Rechnung hat immer das heutige Rechnungsdatum. Dies gescheiht, da alle ausstehenden Rechnungen jede Nacht auf das heute Datum gesetzt werden.

Dies stellt sicher, dass keine Pro Forma Rechnugnen aus einer früheren Perioden zurückbleiben und Sie eindeutig Ihren endgültigen Profit des letzen Monats am Anfang eines neuen Monats sehen können.

In der Finanzübersicht in der Finanz-App sehen Sie den Unterscheid zwischen einer Pro Forma Rechnung und einer finalen Rechnung:

WICHTIG: Für Steuerzwecke nutzen Sie immer die Summe der finalen Rechnungen. 

Rechnungsdatum versus Buchungsdatum

Mit der Einführung von Pro Forma Rechnungen wurde eine Änderung bezüglich der Datumsanzeige auf der Rechnung selbst und in der Rechnungsübersicht vorgenommen. 

Das Rechnungsdatum, rechts oben auf der Rechnung, ist nun immer das Datum an dem die Rechnung abgeschlossen wurde.

Besonders für Rechnungen mit Mitgliedschaften ist dies eine große Änderung. Wo vorher das Rechnungsdatum und das Startdatum der neuen Mitgliedschaftsperiod stand, steht nun das Erstellungsdatum der finalen Rechnung.  

 Außerdem wurde das Buchungsdatum geändert, welches nun neben jedem einzelnem Produkt auf der Rechnung gefunden werden kann.

Das Datum ist immer....

... Für Mitgliedschaftsrechnungen: das Startdatum der Mitgliedschaftsperiode

... Für Verkaufspunktrechnungen: das Verkaufsdatum des Produktes

... Für manuell erstellte Rechnungen: das Erstellungsdatum der Rechnung

Das Datum wird durch das Bearbeitungsdatum der Pro Forma Rechnung bestimmt und kann im Nachhinein nichtmehr geändert werden.

Zu beachten

Da das Rechnungs- und Buchungsdatum vertauscht wurden, ist es möglich, dass die Rechnung für den nächsten Monat auf den vorherigen Monat geschoben werden. Dies wird zum Beispiel bei monatlichen Lastschriften passieren, wenn Sie Ihren Kunden am 25. jedes Monats für die Mitgliedschaft das nächsten Montas belasten. Die Rechnung wird nun das Rechnungsdatum des 25t. haben, während vorher das Rechnungsdatum des 1sten des nächsten Montas stand. Dies kann zu einer Verdoppelung der Rechnungen in einem Monat führen , da die letzte Lastschrift der Rechnungen noch auf den 1. des Monats gesetzt ist. Dies wird natürlich nur einmalig passieren. 

Sie möchten gerne dafür sorgen, dass dies nicht geschieht? Sie können mit der Finalisierung bis zum 1. des nächsten Monats warten, so dass die Rechnung auf den gleichen Monat datiert wird, wie die Mitgliedschaften. 

 

 

Mehrere Transaktionen in einer Pro Forma Rechnung zusammenschließen

Da Pro Forma Rechnungen nicht sofort final sind, ist es möglich mehrere Transaktionen in einer Rechnung zusammenzuführen.

Verschiedene Produkte/Zahlungen/Mitgliedschaftstranskationen können in einer Rechnung zusammengeführt werden. 

 

Ihr Einstellungen bestimmen

 

Um festzusetzen welche Arten von Rechnungen zusammengeführt werden können, folgen Sie diesen Schritten:

  • Gehen Sie auf Betriebseinstellungen in der App
  • Unter Mitgliedschaften und Abrechnung, klicken Sie auf Finanzinfo
  • Gehen Sie zu  "Rechnungszusammenführungsoptionen "
  • Ändern Sie die Einstellungen Ihren Wünschen entsprechend

Bitte Beachten! Änderungen in diesen Einstellungen beeinflussen nur neue Rechnungen. Schon bestehende Rechnungen werden nicht zusammengeführt.

Für manuelle, Verkaufspunkt-, und Mitgliedschaftsrechnungen können Sie bestimmen, ob die Rechnungen mit anderen zusammengeführt werden sollen. Die vorgegebene Einstellung ist auf ''keine anderen Rechnungen'' für alle drei gesetzt.

Per Rechnungstyp können Sie diese auf ändern auf:

  • Nur Rechnungen der gleichen Art: Diese Rechnungen werden nur mit Rechnungen des gleichen Types zusammengeführt
  • Alle anderen Rechnungen: diese Rechnungen werden mit allen Typen von Rechnungen zusammengeführt

Sie können zum Beispiel entscheiden manuelle und Verkaufspunktrechnungen immer zusammenzuführen, Mitgliedschaftsrechnungen allerdings nur mit anderen Mitgliedschaftsrechnungen zusammenzuführen.

Die folgenden Regeln müssen gelten, damit zwei Rechnungen als eine Pro Forma Rechnung zusammengeführt werden können:

  1. Beide Transaktionen werden nicht sofort bezahlt
  2. Beide Transaktionen haben die gleiche Zahlungsmethode
  3. Die Funktion wurde in den Betriebseinstellungen angeschaltet

 

Beispielfall:

Sagen wir Sie verkaufen ein Produkt an einen Kunden, aber lassen den Kunden nicht sofort bezahlenDie Rechnung dieses Produktes wird als Pro Forma Rechnung erstellt. Sobald ein zweites Produkt an den gleichen Kunden mit der gleichen Zahlungsmethode verkauft wird, werden beide Rechnungen zu einer Pro Forma Rechnung zusammengeführt. 

In Praxis bedeuted dies, wenn ein Kunde 20 Kaffees in einem Monat kauft, werden alle diese Kaffees auf einer Rechnung zusammengeführt. Abhängig von Ihren Einstellungen wird diese Rechnung sogar mit seiner Mitgliedschaftsrechnung zusammengeführt. 

 

Eine Pro Forma Rechnung in eine finale Rechnung ändern

Wenn es Zeit ist, Pro Forma Rechnungen zu verarbeiten, wird diese eine finale Rechnung. Dies passiert automatisch, wenn eine der folgenden Aktionen durchgeführt wird:

  • Die Rechnung wird in einer SEPA Datei heruntergeladen
  • Die Rechnung wird als Excel, CSV oder PDF exportiert
  • Die Rechnung wird gedruckt
  • Die Rechnung wird mit oder ohne Zahlungslink als Email versendet
  • Die Rechnung wird auf bezahlt gesetzt

Sobald eine der oben genannten Aktionen durchgeführt wird, ist die Rechnung final und bekommt daher eine Rechnungsnummer. Danach kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, nur gutgeschrieben. Neu erstellte Rechnungen werden von diesem Moment an eine neue Pro Forma Rechnung die mit anderen neuen Rechnungen zusammengeführt werden kann. Diese werden nicht länger zu der finalen Rechnung mit Rechnungsnummer hinzugefügt.

 

 

Pro Forma Rechnungen in Kombination mit Familienmitgliedschaften & Firmenrechnungen 

Mit Einführung der Pro Forma Rechnung, wird die Familienmitgliedschaft noch attraktiver.

Während vorher alle Rechnungen einzeln mit den Namen des zahlenden Kundens erstellt wurden, werden nun auch alle Pro Forma Rechnungen zusammengeführt. 

So können Sie einfach eine Familie verbinden und den Familienvorstand für alle Mitgliedschafts / Verkaufspunktrechnungen zahlen lassen. Diese Zahlungen werden alle in einer Rechnung zusammengeführt, natürlich unter Beachtung Ihrer Betriebseinstellungen. 

 

In der Rechnungsübersicht des zahlenden Kundens wird dies wie Folgend aussehen:

In der Rechnung selbst wird es so aussehen:

Rechnungen für Firmenkunden zusammenführen?

Wenn mehrere Kunden der gleichen Firma Ihr Studio nutzen und die Firma für die entsprechenden Mitgliedschaften zahlt, können diese auch in eienr Rechnung zusammengeführt werden. Dafür ist es wichtig, die Firma als zahlenden Kunden einzustellen.

 

 

 

 

 
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